Het samenstellen van persoonlijke zakenreizen geeft me energie
Achtergrondartikel
Désiré Schapers is al acht jaar reisspecialist bij ExperienceTravel. In die jaren heeft ze talloze reizen op maat samengesteld. Alles begint met een goed gesprek. Naast kantoorafspraken en telefonisch contact, gaat ze hiervoor een aantal maal per week op huisbezoek om in alle privacy de reiswensen van de klant door te nemen.
“Afgelopen najaar had ik twee afspraken na elkaar die, vanwege de mooie nazomerse dag, toevallig allebei plaatsvonden in de tuin. Om dan met een drankje erbij de dromen van de klant door te spreken voelt echt niet als werken hoor”, zegt ze lachend. Met name het contact met mensen spreekt Désiré aan in haar werk. “Wat niet iedereen beseft, is dat we naast privévakanties, ook zakelijke reizen samenstellen. En hoewel er veel overeenkomsten zijn, zijn er ook duidelijk verschillen die echt een andere expertise vragen”, legt ze uit.
Voordat Désiré reisspecialist werd, was ze actief bij een bekende cateraar waar ze als host fungeerde op diverse events. “Hoewel ik nog altijd met veel plezier privéreizen samenstel, was ik ook wel toe aan een nieuwe, creatieve prikkel. Bij het samenstellen van zakelijke reizen op maat komt al mijn werkervaring samen. Het geeft me echt weer andere energie. Net als bij privéreizen doen we eerst een inventarisering van de wensen, maar wat wezenlijk anders is, is dat men natuurlijk met collega’s op reis gaat. We letten daarom bijvoorbeeld veel meer bij de selectie van hotels op de beschikbaarheid van eenpersoonskamers, maar ook de locatie is belangrijk. Verder moeten de accommodaties soms over inspiratieruimtes beschikken waar presentaties gegeven kunnen worden en er moeten bijvoorbeeld geschikte audio/video faciliteiten zijn. Naast praktische, zakelijke aspecten, is de branding belangrijk. Daar pakken we graag mee uit. Zo hebben we eens tijdens een avonddiner in de buitenlucht als verrassing het bedrijfslogo groot op de omringende rotsen afgebeeld. Beleving is juist op een zakenreis extra belangrijk. Het zet de sfeer en draagt bij aan de samenwerking. Dat kan variëren van een feestavond in gezelschap van Richard Branson op zijn privé-eiland in de Caribbean tot het bezoeken van het Louvre ná sluitingstijd speciaal voor het eigen gezelschap. Daarbij is niets te gek. Daarom heb ik wel eens voorgesteld om midden in woestijn van Oman een tentenkamp op te laten zetten, speciaal voor de conferentie. Dat is een ongelooflijke ervaring voorzien van alle comfort onder een duizendsterrenhemel. Ik maak graag het onmogelijke mogelijk”.
“Tijdens het gezamenlijke diner in de buitenlucht hebben we het bedrijfslogo groot op de omringende rotsen afgebeeld.”
Anders dan bij een privévakantie, vallen er in de aanlooptijd van een zakelijke reis steeds deelnemers af en komen er weer andere mensen bij. Dat vraagt flexibiliteit van een reisorganisatie. Tevens is het essentieel om op de hoogte te blijven van de laatste trends en mogelijkheden. Daarom bezoekt Désiré o.a. buitenlandse beurzen. Vorig jaar was ze in Boedapest en in maart gaat ze naar een speciale beurs in Athene om er ideeën op te doen en contacten te leggen. Désiré benadrukt dat de insteek niet altijd zakelijk hoeft te zijn. Het kan ook zijn dat een vereniging of een sportclub graag samen iets onderneemt. Golfliefhebbers kunnen samen naar de Ryder Cup in New York bijvoorbeeld. Heel uniek is ook een ultraluxe trein in Japan die ze recent exclusief heeft gereserveerd. De groepsgrootte is overigens van ondergeschikt belang. Als een gezelschap van vier mensen graag in petit comité wil brainstormen over de toekomst van het bedrijf, regelt Désiré dat net zo graag als wanneer een franchiseketen met tweehonderd deelnemers een netwerkevent op een unieke locatie wil uitvoeren. Eenmaal in gesprek met Désiré blijven de mogelijkheden stromen. “We kunnen ook thema’s creëren rondom een reis,” gaat ze enthousiast verder. “Voor een financiële instelling heb ik eens een reis naar Sicilië uitgewerkt met een “Tijdens het gezamenlijke diner in de buitenlucht hebben we het bedrijfslogo groot op de omringende rotsen afgebeeld.” knipoog naar de maffiawereld waarbij een themadiner is gepland in het landhuis waar ‘The GodFather’ is opgenomen. Sowieso is het leuk om culinaire belevingen toe te voegen. In Lissabon heb ik pas nogeen lunch in het programma opgenomen die wordt geserveerd in een van de kenmerkende trammetjes die door de stad rijden. Of denk aan een Vespa food tour en kookworkshops in Italië.” Het is duidelijk, eenmaal op dreef, komen er zoveel mogelijkheden voorbij dat dit zonder vakkennis en de juiste contacten onmogelijk is om zelf te regelen. Ook als het gaat om de voorbereiding van de reis, want bijzondere reizen worden ‘voorgereisd’. Dan kan Désiré ter plaatse controleren of alles zal gaan lopen als is afgesproken. En waar nodig worden aanpassingen gemaakt, allemaal om de kwaliteit te kunnen waarborgen. Daar blijft het niet bij, want er gaat ook begeleiding van ExperienceTravel mee op de reis zélf. Dat garandeert volledige ontzorging op reis. “Wij zijn hierbij niet nadrukkelijk aanwezig, maar wel het aanspreekpunt ter plaatse om ervoor te zorgen dat alles op rolletjes verloopt En in overleg regelen we aanvullend graag goodiebags.” Op de vraag waar de grens ligt zegt ze: “The sky is the limit.”
Ik stel graag een persoonlijke reis op maat voor u samen, geheel gebaseerd op uw reiswensen. Neem gerust contact met mij op.